Sådan håndterer du svære samtaler

Du har en medarbejder som taler grimt til sine kollegaer og skaber dårligt samarbejdsklima. En af dine svende har haft mange enkelte sygedage i en længere periode. Du har en dygtig medarbejder, som leverer et godt stykke arbejde, men han har et problem med sin hygiejne…

Engang i mellem oplever man som leder, at en ansat har en adfærd, der er blevet så problematisk, at der skal ske en ændring. Det er den type samtaler, som i ledelsesbøgerne har fået det mundrette tilnavn ”de svære samtaler”. Måske fordi de er svære for alle parter. Både for lederen, som skal levere sit budskab, og for medarbejderen, som skal ændre sin uønskede adfærd.

Personlige barrierer

Alt for ofte er lederen for længe om at give udtryk for, at medarbejderen har et problem med sin måde at opføre sig på. Det kan der være mange gode grunde til. Vi kan for eksempel gå og tumle med, hvordan vi lige skal få det sagt. Hvordan medarbejderne vil reagere? Hvad hvis han/hun bliver ked af det? Og nytter det desuden overhovedet noget? De overvejelser er naturlige, men de må ikke stå i vejen for, at vi som ledere kommunikerer tydeligt om vores forventninger til medarbejdernes adfærd på arbejdspladsen. Her er et bud på, hvordan man bygger samtalen op:

Spinaten mellem fortænderne

Et af problemerne med at vente, er, at det bliver svære og svære at levere budskabet – men faktisk også at tage imod det for medarbejderen. Forestil dig at din gode kollega har et stort stykke spinat mellem fortænderne efter frokost. Du får ikke lige sagt det med det samme, da I går og snakker på vej tilbage til arbejdet. Nu bliver det pludseligt svært - for hvis du siger noget nu, så tænker din kollega måske: ”jamen hvorfor sagde du ikke noget før?” Og efter noget tid er det nemmere bare at ignorere det, og håbe på at det forsvinder af sig selv.

Tydelighed og ordentlighed

Ofte kan det altså handle om en hensynsfuldhed overfor andres følelser: ”hvordan vil han/hun dog lige tage imod det”? Problemet med den form for hensynsfuldhed – særligt når det handler om mere alvorlige ting end spinat mellem tænderne - er i virkeligheden, at vi tillader, at medarbejderen går rundt og har en opførsel og adfærd, som er problematisk for dig, medarbejderens kollegaer, kunderne eller den gode opgaveløsning. Og vi giver ikke medarbejderen en ærlig chance for at gøre noget ved det. I stedet vokser problemet, og det ender måske med en fyring af medarbejderen eller at vi giver op og lever med problemet. Derfor skal vi sige tingene, som de her – selvfølgeligt på en ordentlig og respektfuld måde.

Om skribenten: Frederik Poulsen, der er erhvervspsykolog hos Summit, underviser på TEKNIQ Arbejdsgivernes lederuddannelser.

Få overblik over kommende uddannelser her.